干货分享 | 图说采购验收管理

如何验收有技巧

采购能找到好的、长期合作的供应商自然是最好的，但是对于大多数餐饮小店来说，验收都是需要亲力亲为的，如果没有那么几分“智慧”，真的会吃不少亏。

下面就具体介绍下关于食材管理中验收环节的一些基本知识。

（1）验收的种类

食材验收大体上来说可分为四类

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（2）验收的原则

① 制定标准化规格
在制定规格时，既要考虑到供应商的供应能力，又要考虑交货后是否便于检验，规格的制定与审查应逐步实现合理化、标准化，验收工作才能有合理的标准可循。
② 合约条款应明确
规格涉及食材质量优劣与价格高低，不能有丝毫含糊，需进行详细明确的规定，必要时应附详细说明，以免发生误会。至于买卖完成后，于合约内也应该对规格进行明确，使交货验收时，不至因内容含糊而产生纠纷。
③ 设立健全的验收组织
设立专门的验收组织，设计出一套完整的采购验收制度，同时对专业验收人员实施培训，使其具有良好的职业操守以及丰富的知识，能够严密监督考核，发挥验收人员应有的作用。
④ 采购与验收工作严格划分
直接采购员不得参与验收的工作。一般物料的质量与性能，由验收人员负责；料的形状、数量则由收料人员负责。
⑤ 讲求效率
验收工作应力求迅速，讲求效率。

（3）验收的方法

① 一般验收
一般验收，又可称为目视验收，凡可用一般度量衡器具依照合约规定的数量予以称量或点数的物料均适用这一方法。
② 技术验收
凡物料非一般目视方式所能鉴定者，需由各专业技术人员利用专业仪器进行技术鉴定，此法称为技术验收。
③ 试验验收
试验验收通常是指某些特殊规格的物料需通过技术上的试验，或需专家复验方能决定其质量或性能的验收。
④ 抽样检验
凡物料数量庞大，无法逐一检验，或某些物品一经拆封试用即不能复原的，均应采用抽样检验的方法。

（4）验收的目标

① 确保交货的数量符合订货数量，不仅包括所有的进货必须过磅或点数外，还包括进货必须与订货人员所下的订单相符。如果存在差异，则必须立即反映给相关负责人员，进行追踪或做必要的处理。
② 确保交货的质量与采购签订的条件、公司认定的品质规格相一致，严格质量管理，除了能确保质量外，对供应商也是一项约束，同时可增加采购人员未来与供应商进行谈判的筹码。
③ 确认进货单据上的单价与采购人员所议定的价格相同。

（5）验收的职责

验收是物料进入前必经的过程，收料工作是否迅速与顺利，对食品烹饪加工的产销效率影响极大，餐饮店店长应该指定专人负责这一工作，并明确验收的职责。
① 负责物料进货验收工作。
② 核对物料的规格与数量。
A．如条件不符，依合约处理。
B．交料不符，应通知供应商。
C．质量不符，要求退回或减价。
D．价格不符，要求更正发票。
E．收料多于订货数量，退回或暂收。
F．收料少于订货数量，补送或更正。
③ 填写验收报告单。

（6）验收程序

① 验收前的准备
收货质量管理人员在工作之前须先了解货物的采购规格、交货数量与到货时间，同时准备合格的验收工具，以点收货品的数量与质量。
② 检查质量规格
货物到达时，验收人员依订货单确认货物的质量规格符合要求。
质量验收的检查方式，可分全数检查（重要物料）或抽样检查（次要物料），要注意的是，生鲜或冷冻食品的检查须小心且快速进行，以避免因检查费时而发生耗损。
③ 数量检查
当质量规格经确定后，依订货需求数量对进货数量加以点收，如无误，则填写单据后，即可进行入库或交予使用单位。
④ 填写验收报告表
验收完成后，应立即填写验收报告表，报告表如表2所示，验收报告一般一式四份。
会计留存一份作付款依据，使用单位留存一份，以便了解进货与库存情形，以备配餐参考，采购、仓库也各留存一份，作为工作的准据。

（7）验收的基本要求

验收的基本要求如下

（8）验收的处理

① 验收一定要做记录
食材验收的目的就是要确切知道所采购的食物及其价格是否合乎要求。所以除非验收人员对物料的辨别非常熟练且精确，否则无法担任此项工作。
验收物料时，如果物料用箱子包装，应打开箱子逐一查收，并记录品种、采购日期、重量等，再于物品上贴上标签，上面写明品名、载售货处、收货日期、重量、价格。如购进肉类、水产类及家禽等，都需附上双联式的签条，其上写明售货厂商、单价、重量、总价、收货时间，一联交厨房参考，另一联交成本控制员。
标签或签条对于食材管理的好处有如下几点。
A．由于记有购买时的价格，签条传到成本控制品手中时，可据此控制菜肴的成本。
B．由于记有购买的时间，签条上的日期可作为新鲜度管理的凭据，通常是采用“先进先出法”，避免其储存过久未加使用而造成过期耗损。
C．可带来记账时的便利，食材记账有明确的资料可以查询，不必常常盘点存货。
D．可以迅速实施存货的清点，通常存货每周清点一次，每月还要有一次彻底的清点，使用签条可以简化清点存货的手续，只需将重量价格等信息迅速转抄到存货清单上。

② 验收数量不符的处理
数量不符可能是数量富余，也有可能是数量不足，当货量富余时，应拒收富余部分，请送货人员送回，单据上填写实际收货数量；当货量不足时，则应立即通知订货、采购、仓管及使用单位各相关人员做必要的处理。
另外需注意的是，一旦发生验收数量不足时，应当切实维待“一笔订货单、一次收货运作”的原则，把补货视为另一笔新订单，如此才能确保账面与实际物料一一对应，减少人为的疏失与弊端。

③ 验收质量不符的处理
当质量不符时，非食品类可以退货方式处理，若为不宜久储的物品，可与送货人员确认后请其带回，因为质量不符退回原供应商而产生物料数量的不足，可请订货或采购人员重新进行补订货。

④ 损坏品及退货处理
A．损坏品处理规定
食材或用品由于质量不良、储存不当、制作过程错误或其他因素，造成腐败、过期、毁损等，并因此产生坏品，应由各使用单位依事实随时填报“物品耗损报告表”，并由所属单位主管负责查证并签名，购入时价由会计组查核填写，并做相关的账务处理。

B．退货处理
餐饮业由于其采购及验收程序严谨，在验收过程当中，一旦发现瑕疵品即予拒收，所以退货的情形不多见。不过如果因为储存管理不良或销售预估错误，造成某类食材数量过剩或即将到期，餐饮店大都会以推出特餐或改变制作方式来促销。例如，牛排销路不佳，厨师便可将其蒸熟剁碎做成牛茸浓汤，随餐附与客人，或加强促销牛排特餐，以降低牛排逾期报废的耗损。
餐厅对于退货的最好对策是防患于未然，强化采购、验收、储存及损耗管理，杜绝损坏品、不良品的产生，进而防止“退货”的发生。

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