上了系统还管不好采购和库存？他说出真相了（下）

采购作业的标准流程

采购预估实质上就是一个模型，一个公式。

在这个模型下，管理者需要注意“当前库存量”，因为如果你的当前库存量是不准的，那么采购预估根本就运行不起来。

如果最终的采购预估量小于安全库存，那么就应该以最低库存量进行采购。否则会造成盲目的零库存。对于餐饮行业来说，过度的零库存是危险的，因为它会降低企业抵御风险的能力。而库存保有量太高，又会导致你的资金占压。所以合理的采购预估非常重要。

有了预估模型，在申购环节只需要把预估的数字填到申购单上即可。

需要注意的是，这个申购单一定是由库管来填写的。因为只有库管才知道哪些库存是接近最小库存、谁找我要货都发不出去了。在这个过程中，库管只需关注缺货量和到货时间，不必考虑供货商。

库管填好申购单，单据将流转给采购员，这个时候就是采购下单。接下来就需要完成“三方审核、三方验收、双方对账”的流程：库管一次审核要货情况，采购员二次审核供货商和价格，采购经理三次审核供货商和价格的合理性。

货物送到之后，由厨师长、库管和采购员三方验收。厨师长（或者研发部）对品质负责，采购对价格负责，库管对数量核验并登记台账。

采购验收的环节，另外一个维度就是明确验收标准。为什么这个货能收，那个货不能收？需要有明确的验收标准。

验收标准应该是图文相兼的，包括含水量的百分比等，最好能够把它数字化量化的表现出来。这样体系化的验收标准才是BOM卡、门店出成率、成本卡能够稳定的基础。

采购财务处理

供货商定价会议是需要广大餐饮老板注意的。现在很多餐饮企业存在与供货商后置定价的现象，表面上看先用货后付款，随市场波动价格变化，供需双方都合适，但实际上这样的后置定价对餐企是会带来伤害的。因为货物一旦验收使用，要付多少货款完全取决于供货商的“要价”，这样餐企是非常被动的。

正确的做法是尽可能的在每一期定价之前，比如一个月或者说两周，召开供应商定价会议，与供应商商定下一期的价格，商定的依据是当前市场行情。需要注意的是，餐企自身要派出市场调查员去调查同种商品在市场上的普遍行情，以及从自己的系统当中提取出价格波动，包括在前五次的采购、不同供货商的采购，以及在同一供货商之内前30天的价格波动的情况，作为综合依据来商定下一期的供货价格。在商定好价格之后、下一期之前，无论市场行情怎么波动，都不再变了。如果双方订价低了，餐企负责。订价高了，供货商负责，如果双方有损失，从下一期弥补。

在给供货商结账时，需要做到账期合理。曾经流传的“尽可能的拉长我的结账周期，要尽可能缩短我的收账周期”的说法，看似占了很大便宜，但事实上市场都是共赢的，如果你让别人赚不着钱，受损失的早晚还是自己。只有保障了供货商的合理利益，才能获得长期稳定的服务。

在财务处理问题上，因为主要涉及专业的财务知识，这里仅对“往来账款”做一下强调，如果“应付账款”过多，时间长了就会让税务部门把这个部分视同于你的收入，需要补税。所以往来帐需要会计引起足够的重视。

仓储管理

提到合理库存，一般很容易联想到库存上下限，库存周转率等指标。但其实“采购占销比”是能够更有效反应库存的数据指标。采购占销比是采购金额和当期销售额的比率，当采购占销比等于成本率的时候就是零库存。如果企业的预期毛利率是65%的话，那么采购占销比在41%左右就意味着库存是相对比较合理的。

如果企业的采购占销比，比预期毛利率高很多，就意味着买的东西太多了，不但占压了库存，而且占压了你的资金。如果说采购占销很低就意味着抵御风险的能力会很差，库存保有量太低了，但是这种情况很少，因为一般餐馆都不会让自己轻易断货。那么更可能发生的情况是会计的账是错的，里面肯定有漏记账的地方。

➤ 管好库存的一个重要方法是“把库管当做出纳用”。从库管这个环节开始，采购入库要日清日结，先打单再领用、必须凭单据领用。每日要审账，要保证账实相符，而且还要保证它是正确的。

➤ 按期盘点，监盘复审，有监盘人有复审人，这是对盘点的要求。盘点的周期，首先要确定哪些东西是每日一盘的，哪些东西可以半月盘，哪些东西可以月盘，然后盘点人是谁，监盘人是谁。

文案 | 王琦

编辑 | 吴阳阳

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