【木屋最前线】如何有效的开展会议

在沟通为主，交流至上的现在，会议成为了一个必不可少的工具。门店定期会举行大大小小的会议，那么如何才能确保会议的高效率，高质量呢？

要组织好一场会议，需要如何准备呢？

以门店最常见的管理组会议为例：

参与人为门店全体管理组人员，往往大家会提前在群里发通知，然后会议流程为与会的每个人汇报上周工作流程，确定本周工作计划，最后主持人总结发言，结束。

结果一般是：会议主题不够明确，极少在会议中穿插讨论，具体的行动方案极少提及，会后追踪工作很少部署，会议内容过后就很少翻看。

下面小编就以《罗伯特议事规则》等准则，分析下一般通用的会议流程及确保其高效开展的要素，（大家一起装逼一起灰吧~）

如下：假定一个会议要控制在22分钟以内，它需要的准备及流程：

以上是大家普遍认同的会议方式。

换种方式来说，主要就是以下三个方面：

会前要准备充分：

1.首先要让大家明确会议主题，提前通知好与会人员讨论的内容。

避免我还在宿舍看着电视剧，刷着微博，你突然通知我说一会儿开会，我哪知道我要去开什么会，你给我主旨了嘛，告诉我要讨论什么了嘛，我作为参会人员我要做哪些准备了嘛。你什么都不告诉我叫我去充人数嘛；

所以，先把开会要达成的目的列出来，避免出现跑题现象，浪费会议时间：（拿管理组会议来说，这周的重点任务，以及期望达成的目标）

（1）信息传达：比如通知某事，说清某事；（2）做判断：针对某事，做出一个判断，正确/错误/搁置（3）做决定和执行计划：某事，干不干？怎么干？什么时候干？谁来干？先把这些议题列成表，逐项勾掉。

一个没有达成目的的会议，即使时间再短，也是失败的。别说站着开，单脚站都是失败。（往往有大神建议站着开会，能够缩短会议时间，提高效率）

2.避免不必要的事情出现，提前要讲好会议声明。相信大家经常遇到这样的情况：a.会议迟到现象、会议中途手机铃声突然响起等纪律性问题层出不穷，一日某同事手机突然响起，店长在说话，她手机突然超大铃声响起：你身上有她的香水味…你这是有多大仇多大怨啊；b.因为跑题，会议时间的不可控，如果能够把前期涉及的准备工作都做好的话，每个人都明确了主题，带着问题去思考去讨论，这样针对性开会，效率会高很多。（不知道在哪里看过一个笑话，以后大家开会都去一个封闭的氧气有限的空间去开会，氧气吸完了问题没解决大家一起over。 呵呵）

会议过程要严格把控：

1. 大会说小事，小会说大事；大会说方向，小会说干法。如果一件事我觉得还没有说清，即使大家已经很疲倦了，也要坚持说清，哪怕很啰嗦，哪怕要说很长时间。把大家聚在一起本身成本就很大，如果没有达到目的，这些成本就完全浪费了。

2.最好是圆桌封闭会议，便于交流，不被打扰。

3.会议中如果有需要讨论的问题，讨论重点应该为需要强调的、协助完成的、有争议的问题，会议主持人要及时把关，避免跑题，增加会议时间。

4.在任务专项负责人总结时，如果发现工作中存在问题。那么，要尽量给出解决方法，并列出优缺点，以便于在会议上讨论，二选一或三选一；

5.做好会议记录，并且要整理会议决议、要有明确的执行责任人和完成时间，这样避免扯皮和拖期现象，尽可能的在会议结束时当场宣布会议决议，然后会议结束后把这些整理的文档抄送给每个与会人员。

会后追踪执行：

开完会当然就是去跟踪会议召开的效果啦，会议决议完成了没有阿，张三今天请假了他的事交给谁干了阿等等。给个小建议：千万不要等到最后一天去问，比如今天15号，你叫我30号把资料给你，结果你真的30号才来问我，不要这样，要做到有规律性的有节点的关注，看看执行有没有什么困难，要不要资源协调等等。

——-The end ——–

其实如果做到：会前有准备、会中有把控、会后有跟踪。你想把会开砸都难。

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